Tring! Het is half acht in de ochtend en je hebt over een uurtje de eerste online meeting van vandaag. Je haar zit in de war door een woelige nacht, op je slaapshirt zit nog een klodder havermoutpap van de ochtend ervoor en je wangen vertonen een landschap van drie dagen oude stoppels. In principe zou je nog zestig heerlijke minuten door kunnen snoozen. Daarna rol je gewoon je bed uit en kruip je meteen achter de laptop, is je gedachte.
Was het 2000 in plaats van 2021, dan kwam je hier misschien mee weg. Toen vonden meetings op afstand immers nog plaats met een oude vertrouwde speakerphone. Moest je wel het geluk hebben dat je stem niet te schor was na een diepe nachtrust natuurlijk. Nu ben je dankzij videoinnovaties als Teams, Zoom en Skype volop ‘in the picture’. Geef toe: het is jammer als die ene potentiële klant jouw fenomenale inbreng in de vergadering mist omdat hij of zij wordt afgeleid door de ongetemde wildernis op jouw wangen, de aangekoekte etensresten op je kleding of andere imperfecties. Dus de eerstvolgende keer dat je jezelf uit je bed moet slepen naar een online meeting in de woonkamer? Dan sta je op tijd op en laat je je van je beste kant zien. Wij helpen je op weg!
Tip 1: Beschouw de online meeting als een real life meeting
We beginnen met een gouden regel. Heb je een online zakelijke afspraak? Kleed je en verzorg je dan op dezelfde manier als wanneer je een fysieke zakelijke ontmoeting zou hebben. Net als bij een meeting in het echt is het slim om je outfit op de ander af te stemmen, en op het bedrijf waar hij of zij werkzaam is. Zo voorkom je dat jij er in je favoriete rode hoodie met sportlogo bij zit (dit item is sowieso een no go tijdens een Zoom-meeting, sorry), terwijl de rest van de Raad van Toezicht strak in het pak is.
Tip 2: Pas je aan de ander aan
Werkt de tegenpartij bij een creatieve of technische start-up, dan sluit je je aan bij de lossere, moderne stijl die daarbij hoort. ‘Tuurlijk: de exácte dresscode van het bedrijf hoef je niet één-op-één te kopiëren. Heeft iedereen daar een gezellige hipsterbaard of een hoedje op, dan ben je vrij om daar zelf uiting aan te geven of niet. Heb je een afspraak met iemand die normaliter met Italiaanse leren veterschoenen (of naaldhakken) op een formele bedrijfsvloer paradeert en louter gekleed gaat in een driedelig maatpak (of mantelpak)? Juist, dan zit er niets anders op dan óók in je nette jasje én stropdas achter de laptop plaats te nemen.
Tip 3: Liever overdressed dan underdressed
Twijfel je over wat gepast is tijdens een online meeting waarbij je de andere partij niet goed kent? Onthoud dan deze stelregel: je maakt eerder een onprofessionele indruk met een iets te losse, nonchalante look dan wanneer je je iets te netjes uitdost.
Tip 4: Neem ook informele meetings serieus
Uiteraard is er ook nog onderscheid in het type meeting. Wekelijkse bijkletssessies met het team hebben een meer informeel karakter. Deze gesprekken gaan misschien in de eerste minuten nog over werk, maar monden daarna uit in koetjes en kalfjes over de huisdieren, de planten en de verbouwingen in huis. Voor dit soort vergaderingen hoef je je uiteraard niet in je pak te hijsen. Maar je wilt ook niet dat zo’n meeting langer dan nodig duurt omdat je collega’s steeds afgeleid raken doordat zij zich afvragen wat voor vlek er nou op jouw shirt zit – babykots of toch een restant van de lunch?
Ook al voel jij je nog zo vertrouwd bij je collega’s, het is niet de bedoeling dat jij er als een sjonnie bij zit. Tijdens zo’n informelere zakelijke vergadering volstaat een smart casual stijl. En ‘casual’ is dus niet hetzelfde als ‘slonzig en sjofel’. Je houdt het laidback, maar toch netjes. Hijs jezelf in een mooie polo of sweater bijvoorbeeld, of draag een colbertjasje over een gekleurd shirt.
Tip 5: Houd het simpel en klassiek
Heb je een virtuele boardmeeting met de complete Raad van Toezicht (lees: een heel formele meeting dus), dan komt het vast niet als een verrassing dat je dan beter op netjes kan gaan. Maar je wilt dat tijdens de meeting datgene wat jij hebt te zeggen centraal staat, en niet dat je eerst helemaal moet uitleggen waar in Italië je je pak op maat hebt laten maken. Je gaat nooit de fout in met een klassiek zwart colbert over een effen wit overhemd. Fleur de boel op met een pochet in je favoriete kleur, of met de stropdas waarvan jij denkt dat die je geluk brengt. Welke broek draag je hierbij? Dat lees je hieronder.
Tip 6: Kijk de kunst af bij nieuwslezers (of niet)
Je hebt het vast weleens voorbij zien komen in Amerikaanse comedy’s als How I Met You Mother: presentators die onder hun nette colbertjasje hun joggingbroek of boxer dragen. Dit met de gedachte dat de onderkant van het lijf toch niet te zien is op beeld. Ga jij tijdens de Zoom-meeting ook voor ‘suit on top, pajamas on the bottom’? Wees er alert op dat dit trucje risico’s met zich meebrengt. Wat nou als je plotseling moet opstaan van je thuiswerkbureaustoel omdat je belangrijke aantekeningen nog beneden liggen? Je staat er dan niet bij stil dat die verschoten joggingbroek in een paar maatjes te groot nu voor je potentiële klant plus de gehele projectgroep te zien is. In maart 2021 zullen ze het er nóg over hebben.
Pas deze truc toe als je 100% zeker weet dat je niet hoeft op te staan. Staat er een Heule Belangrijke Afspraak op de agenda, dan draag je onder je nette jasje en stropdas gewoon een bijpassende nette pantalon. Die trek je gewoon meteen weer uit na de meeting. Check voor de zekerheid eerst nog wel drie keer of je webcam écht uitstaat. Ook deze blunders zijn snel genoeg gemaakt.
Tip 7: Blijf opvallen
Kleuren waarmee je opgaat in de achtergrond zijn af te raden. Heb je een witte muur, dan val je met een wit overhemd compleet weg. Het effect wordt nog sterker als je door een gebrek aan zonlicht weinig kleur hebt op je gezicht. Dit is echter simpel op te lossen door een donker gekleurd jasje over je overhemd te dragen, of door een kunstmatige achtergrond in te stellen.
Tip 8: Waak voor optische effecten
Houd verder ook rekening met een aantal optische effecten van een webcam. De camera benadrukt punten die je liever niet wilt benadrukken, zoals kleding die een tikkeltje te strak zit. Dikke stoffen zoals een grofgebreid kabelvest of een colbertjasje van dik wol maken je onnodig forser. Heb je haargel met een glanzend effect? Voor de webcam lijkt het haast net alsof je je hoofd in de glitter hebt gedipt. Ook val je sneller door de mand als jij te lui was om te strijken – vouwen worden op webcambeeld extra benadrukt. Weersta echter de verleiding om een heel opvallend overhemd met een drukke print aan te trekken: dit is weer té afleidend. Kijk ook uit voor gestreepte overhemden waarbij de strepen heel dicht op elkaar liggen. Hiermee bezorg je iedereen een acute migraineaanval.
Tip 9: Ga voor kleuren die het altijd goed doen op beeld
De vorige tip ging over wat je vooral allemaal niet moest doen. Gelukkig valt er ook heel veel goed te doen. Neutrale kleuren gaan lekker op de camera, zoals blauw en grijs. Heb je nog een mooi overhemd in een pastelkleur als babyblauw of zachtroze? Die zijn ook een prima keuze. Ben je door je partner naar de zolder of kelder verbannen en heb je een saaie, steriele achtergrond? Ga dan voor een mooie trui in een vrolijkere kleur. Zo is er in elk geval nog leven in de brouwerij en vergeet je baas niet om jou af en toe ook de beurt te geven.
Tip 10: Plant je laptop op de goede plek neer
Naast het aantrekken van de juiste kleding is het ook een dingetje waar je precies gaat zitten. Inderdaad: zitten. Blijf niet in je bed liggen. Als je je laptop midden in een straal kunstmatig licht zet, of op een minder gunstige positie (lees: in een hoek waardoor het net lijkt alsof je een onderkin hebt), dan heb je al die moeite voor je outfit voor niets gedaan. De truc is om je laptop tijdens de meeting op een verhoging te zetten. Komen die encyclopedieën toch nog van pas. Ervan uitgaande dat de mensen aan de andere kant van de lijn dit ook doen, is dit namelijk de manier om op oogniveau met elkaar te converseren en een dubbele kin te voorkomen.
Ook kun je het beste gaan zitten op een plek met daglicht. Niemand die die paar ingegroeide stoppels op je kin ziet, of opmerkt dat jij vannacht een Mindhunter-marathon hebt gehouden en daar twee wallen of donkere kringen aan hebt overgehouden.
Tip 11: Ruim op of doe alsof
Zo, heb je niet alleen een perfecte outfit maar ook een perfecte ‘angle’ gevonden? Dan is het nog zaak om afleidende details in de achtergrond te fixen. Uitpuilende wasmanden met opgespaarde was van drie weken, je boekenkast met daarin de biografie van René van der Gijp, die poster van een pin-upmodel. Ruim ze uit het zicht, of koop een echt kunstwerk. Geen zin in opruimen en schoonmaken vandaag? Met bepaalde achtergronden kun jij zelfs je collega’s doen geloven dat je in een superchic en opgeruimd penthouse woont.
Veel plezier bij je volgende meeting!
[sc name=”instagram”]