Business

Zakelijke videocall op de planning? Zó kom je professioneel over

zakelijke video call

Shit. Volgens je telefoon heb je over twee minuten een very important videocall. Tijd om iets anders aan te trekken dan je ochtendjas en om een kam door je haar te halen is er niet. Je veegt de slaap uit je ogen, schopt het dekbed van je af en gaat op de rand van je bed zitten. Terwijl je snel je laptop aanzet, hoop je dat niemand jouw poster van de Flintstones ziet. Wanneer het gesprek eenmaal aan de gang is, lukt het je niet om je te concentreren op wat er gezegd wordt. Je raakt namelijk steeds afgeleid door het schermpje waarin je zelf te zien bent. Hoezo heb je ineens een onderkin, en glimt je voorhoofd nou altijd zo? Tot overmaat van ramp hoor je jezelf wel acht keer de woorden ‘Horen jullie mij nog?’ uitspreken. Die verrekte mute-knop toch ook…

Ja, we hebben het door. Jij kunt wel een lesje ‘professioneel overkomen tijdens een zakelijke videocall’ gebruiken. Komt ‘ie dan, onze spoedcursus!

Wees op tijd

Niemand hoeft te zien dat je in de uren vóór het videogesprek lag te lanterfanten op bed. Voorkom plotselinge stress en zet je videocalls op zo’n manier in je agenda dat je minstens een half uur van tevoren een melding krijgt. Zo is er altijd genoeg tijd om iets normaals aan te trekken, je gezichtshaar te fatsoeneren en te checken of er nog overblijfselen van je ontbijt tussen je tanden zitten. Zie het volgende punt.

Business on top, party on the bottom

Het is heel verleidelijk. Onder je jasje, overhemd en stropdas gewoon je joggingbroek dragen. Of zelfs je onderbroek. Niemand die het ziet, toch? Tótdat je ineens de ruimte uit moet rennen omdat je notitieboek met belangrijke aantekeningen nog in de woonkamer lag. Ineens weten je businesspartners dat jij te lui was om jezelf in die pantalon te hijsen. (Meteen nog een tip om professioneel over te komen: zorg dat je al je benodigdheden tijdens het gesprek al bij je hebt). Verzorg jezelf alsof je gewoon naar een fysieke meeting op je kantoor zou gaan. Ook dan kam je haren en gebruik je aftershave, toch? Wanneer de beautycase van je vriendin in de buurt staat, pik daar dan haar ‘matterende poeder’ uit. Zo voorkom je dat je – door de inspanning en de eventuele warmte – na een tijdje een glimmend voorhoofd krijgt. Sta echter ook weer niet te lang voor de spiegel, want anders heb je te weinig tijd om een goede ‘set-up’ te fixen.

Set-up

Kies een ruimte in je huis uit waar er zo min mogelijk omgevingsgeluiden zijn. Controleer deze ruimte vervolgens ook op afleidende objecten – rondslingerend speelgoed, de krabpaal van je kat, een wasmand, openstaande deuren, gênante foto’s van jezelf als kleuter, je verzameling boeken van Arnon Grunberg – en zorg ervoor dat deze niet in beeld zijn. We gaan immers voor een zakelijke omgeving! Het wegmoffelen van afleidende objecten in dezelfde ruimte is natuurlijk een optie. Maar kijk uit, sommige dingen kun je toch echt beter even op de gang zetten. Wie weet moet je tijdens het gesprek je laptop verplaatsen omdat de zon ineens hevig begint te schijnen, en is die met was volgestouwde mand tóch ineens per ongeluk vol in beeld.

Spelen met licht

Vervolgens zoek je in deze ruimte de plek op waar je het beste licht hebt. Je moet niet verblind worden door het zonlicht, maar je moet ook voorkomen dat je te zien bent als één donkere vlek. Zet de webcam van je laptop aan, loop door de ruimte en kijk waar je het mooiste licht hebt. Heb je toevallig een professionele ringlamp in huis? Die kun je achter je laptop neerzitten, zodat je extra helder in beeld bent (zonder dat die ingegroeide haar op je wang of die droogtelijnen onder je ogen ineens haarscherp zijn te zien). Je kunt overigens ook een gewone, iets minder professionele bureaulamp gebruiken.

De juiste angle

Goed, je zit nu op de plek met het beste licht. Dan gaan we nu over naar de volgende stappen. Maak vóór aanvang van de meeting de lens van de camera op je laptop schoon, ter voorkoming van wazige vlekken. In beeld zijn met een onderkin, dat wil je eveneens niet. Zorg er daarom voor dat de webcam zich niet alleen focust op de onderkant van je gezicht, maar op het totale plaatje. Dit doe je door je laptop op een verhoging te zetten, zodat je op ooghoogte te zien bent. Wanneer je geen speciale standaard of statief hebt, volstaat een stapel boeken ook. Wil je dat je gezicht wat slanker lijkt? Zet de laptop dan nog een tikkeltje hoger dan het punt waarop je op ooghoogte bent te zien. Of gebruik de geniale ‘één-derde-truc’: zorg dat je ogen niet in het midden van het beeld te zien zijn maar, juist, op één derde van het beeld.

Mute!

Een kopje koffie (of thee) erbij is lekker. Maar niet zo lekker zijn de slurpgeluiden die jouw gespreksgenoten horen als jij aan het drinken bent. Zorg er daarom voor dat je jezelf tijdens het drinken op ‘mute’ zet. En nu we het toch over deze functie hebben: leer jezelf aan dat je deze áltijd aanzet als je niet zelf aan het woord bent. Zo kan iedereen in het gesprek zich concentreren op degene die aan het praten is. Door elkaar heen praten kun je hiermee ook voorkomen. Weersta ook de verleiding om steeds naar je eigen verschijning te kijken (ook al is die, nu je jezelf hebt verzorgd, natuurlijk fantastisch). Wissel het kijken in je eigen webcam en het kijken naar je gespreksgenoten juist een beetje af; zo lijkt de videocall het meest op een gesprek in real life.

Succes!